Molnbaserat besökssystem för moderna organisationer

EastCoast Visit Online är ett flexibelt och skalbart molnbaserat system för besökshantering. Det passar lika bra för enskilda kontor som för företag med flera lokationer – eller som en lösning för kontorshotell.

Systemet ger ett professionellt mottagande, stärker säkerheten och förenklar administrationen kring besökare.

🧩 Systemöversikt: Vad består lösningen av?

✅ Incheckning: iPad med iOS-app eller PC/surfplatta med webbapp.
✅ Besöksbrickor via skrivare: Brother eller Zebra, Bluetooth, Nätverk, USB.
✅ Kommunikationsplattform: E-post, SMS, välkomstmejl, aviseringar till värdar.
✅ Mobilapp: EastCoast Escape för utrymningshantering vid nödsituationer.

🏢 Användningsområden

En eller flera kontorslokationer
Företagshotell/coworking-miljöer
Hybridmiljöer där viss personal arbetar från olika platser

🧠 Vilka behöver vi involvera för att lyckas?

För att implementeringen av EastCoast Visit Online ska bli effektiv och hållbar, behöver rätt personer vara involverade i rätt steg:

IT Ansvarar för teknisk implementation, integrationer, nätverk och säkerhet.
Systemansvariga Hanterar systemets konfiguration, användarbehörigheter och integrationer.
Säkerhetsavdelning Säkerställer att systemet uppfyller företagets säkerhetskrav och hanterar eventuella accessintegrationer.
Juridik Säkerställer att systemet uppfyller GDPR och interna regelverk.
Facility Management Ansvarar för lokalanpassningar och utrullning på plats.
Reception Operativ användning av systemet och daglig hantering av besökare.
Medarbetare / Värdar Mottar aviseringar vid besök, men behöver inte använda systemet aktivt.

Onboarding – steg för steg

Steg 1: Förberedelser och Första Konfiguration

IT Ansvarar för teknisk implementation, integrationer, nätverk och säkerhet.

IT-teamet skapar en Enterprise App i Azure för SCIM eller förbereder en användarlista (Excel/CSV).
Power Users identifieras – ansvarar för inställningar och konfigurationer.

Steg 2: Användarhantering och Integrationer

Power User Ansvarar för inställningar och konfigurationer i systemet.

Power Users definierar användarbehörigheter och aktiverar integrationer.
Receptionisten tränas på systemet och blir informerad om användarnas roller.

Steg 3: Konfigurera Besöksflöde

Location Manager Ansvarar för lokalanpassningar och flödet för besökare.

Location Manager konfigurerar flödet för besökare (incheckning, välkomstmeddelande, utskrift av besöksbrickor).
Power Users ställer in säkerhets- och dataskyddspolicies i enlighet med företagets riktlinjer.

Steg 4: Test och Verifiering

IT-team Ansvarar för att säkerställa teknisk funktion och systemtestning.

IT-teamet genomför en fullständig systemtest för att verifiera att alla funktioner fungerar korrekt.
Receptionisten testkör hela besöksflödet inklusive besökshantering, utskrift av brickor och aviseringar till värdar.

Steg 5: Utrullning och Uppföljning

Power User Implementerar och underhåller systemet på alla stationer.

Power Users implementerar systemet på alla relevanta lokationer och gör det tillgängligt för alla användare.
Receptionisten säkerställer att systemet är operativt på alla stationer och tillhandahåller hjälp till användare vid behov.

Steg 6: Löpande Underhåll och Uppdateringar

IT-team Ansvarar för uppdatering och drift av systemet.

IT-teamet ansvarar för att hålla systemet uppdaterat, inklusive installation av säkerhetsuppdateringar och förbättringar.
Power Users och Location Managers ser till att användardata hålls aktuella och att systemet fungerar smidigt över tid.

Steg 7: Feedback och Förbättring

Location Manager Samlar in feedback och justerar systemflöden.

Location Manager samlar feedback från användare och justerar flöden eller systeminställningar vid behov.
Receptionisten ger kontinuerlig feedback om systemets prestanda och användarvänlighet.

Steg 8: Dokumentation och Support

IT-team Tillhandahåller teknisk dokumentation och instruktioner.

IT-teamet tillhandahåller teknisk dokumentation och instruktioner för användning och felsökning.
Power Users säkerställer att all relevant dokumentation är tillgänglig för användarna, inklusive användarhandböcker och FAQ.

Steg 9: Slutlig Utvärdering

Location Manager Ansvarar för slutlig utvärdering av systemets prestanda och användartillfredsställelse.

Location Manager gör en slutlig utvärdering av systemets prestanda, funktioner och användartillfredsställelse.
Systemet kan justeras baserat på utvärderingen för att säkerställa långsiktig framgång.